Utrzymanie Wspólnoty Mieszkaniowej generuje znaczne koszty – nieruchomość ma być bezpieczna, zadbana, ogrzana, oświetlona, czysta i estetyczna; wszystkie systemy i instalacje mają działać bez zarzutu, stąd regularne i wymagane prawem przeglądy. Niezbędne remonty powinny być wykonywane bez zwłoki, a te na znaczną skalę (także finansową) powinny być zaplanowane z wyprzedzeniem na podstawie czynników tj. wiek budynku, obecne instalacje i materiały, obserwacja zużycia i degradacji. Niektóre duże prace remontowe są planowane z kilkuletnim wyprzedzeniem, aby WM mogła zebrać wystarczającą kwotę na funduszu remontowym.
Nad jednym budynkiem i terenami do niego przynależnymi pracuje cały sztab ludzi, niektórzy 24/7: od firm sprzątających, ochrony i monitoringu, konserwatorów, hydraulików, elektryków, ogrodników, przez księgowość, prawników, doradców podatkowych, inspektorów budowlanych, po administratorów i zarządców, którzy zlecają, nadzorują, ale też sami realizują wszystkie niezbędne prace dla Wspólnoty Mieszkaniowej. Poza mediami są to główne składowe comiesięcznych opłat administracyjnych, które uiszcza każdy członek WM.
Oprócz podstawowych wydatków niektóre Wspólnoty mają dodatkowe wyposażenie nieruchomości lub same decydują się na nowe udogodnienia jak np. całodobowa recepcja, stacja uzdatniania wody, klub fitness na swoje potrzeby, indywidualnie zaprojektowany ogród, ogrzewany wjazd do garażu, punkty rekreacyjno-sportowe, itd. Każde z tych udogodnień to kolejne koszty (od inwestycji, przez konserwację i remonty, obsługę, sprzątanie, media), które ponoszą solidarnie wszyscy członkowie Wspólnoty Mieszkaniowej. Dlatego opłaty administracyjne budynków klasy premium są wyższe, niż nieruchomości bez dodatkowego wyposażenia lub z mniej zaawansowanymi technologicznie systemami (np. ppoż, monitoring, itd.).
Jak wygląda proces finansowy Wspólnoty Mieszkaniowej:
- Właściciele lokali do 10-tego dnia miesiąca wpłacają zaliczki na konto bankowe WM, których wysokość została zaproponowana przez Zarządcę w opracowanym na dany rok planie gospodarczym, a następnie przyjęta przez członków WM drogą głosowania nad uchwałą.
- Z wpłaconych zaliczek Zarządca opłaca zobowiązania finansowe WM, obejmujące:
I. koszty eksploatacyjne przestrzeni wspólnych (np. oświetlenie klatek schodowych i hal garażowych, zasilanie wind, konserwacja, usterki, przeglądy, sprzątanie, itd.),
II. koszty mediów lokali (np. ogrzewanie, woda, odbiór odpadów)
III. koszty remontów (fundusz remontowy)
IV. koszty dodatkowe (np. fundusz celowy na wybrany przez WM cel – np. stacja uzdatniania wody, instalacja fotowoltaiczna, itp.). - Wysokość opłat może być korygowana w ciągu roku przez Zarządcę, jeśli np. wzrosło zużycie i koszty mediów. Zwykle ma to miejsce co 6 miesięcy.
- Zarządca dokonuje corocznych rozliczeń zaliczek, dostosowując je do faktycznych kosztów. Przygotowuje sprawozdanie finansowe za miniony rok oraz opracowuje plan gospodarczy na przyszły rok.
Zarządca ma obowiązek prowadzić dokumentację księgową WM, a członkowie Wspólnoty mają prawo wglądu do niej oraz do każdego dokumentu, który Zarządca dla jego WM wystawia lub przyjmuje. Odmowa wglądu w dokumentację WM lokatorowi lub uporczywe odwlekanie udostępnienia jej przez Zarządcę jest niepokojącym znakiem, który jest przesłanką do podważenia zaufania i potencjalnej zmiany zarządu. Dokumentacja jest udostępniania do wglądu w siedzibie Zarządcy, po uprzedniej zapowiedzi członka WM.
