Oba pojęcia – zarządzania i administrowania nieruchomością – są stosowane często zamiennie, jednak są to dwie różne usługi świadczone dla m.in. Wspólnot Mieszkaniowych.

• Zarządzanie nieruchomościami ma znacznie szerszy zakres niż administrowanie. Zarząd może być sprawowany przez samych właścicieli lokali (tzw. zarząd właścicielski) lub przez firmę, specjalizującą się w takich usługach (zarząd powierzony). Jest to odpowiedzialna funkcja, wymagająca wiedzy z zakresu prawnego, rachunkowego oraz technicznego, jest ona niezbędna do efektywnej i gospodarnej opieki nad majątkiem Wspólnoty. Zaniedbania czy błędy mogą skutkować odpowiedzialnością cywilną, a nawet karną; stąd mieszkańcy rzadziej sami decydują się pełnić taką funkcję dla swojej nieruchomości.
  Analogicznie do zakresu działań zarządu – w rozumieniu organu wykonawczego np. spółek kapitałowych – zarząd właścicielski lub zarządca Wspólnoty Mieszkaniowej prowadzi sprawy WM, ponosi odpowiedzialność prawną za podjęte decyzje, reprezentuje WM na zewnątrz, itd. Jednak główny cel sprawowania zarządu to bezpieczeństwo użytkowników nieruchomości i odpowiednia jej eksploatacja.
  
  
• Administrowanie nieruchomościami to wykonywanie bieżących czynności (zwykle na polecenie zarządu właścicielskiego lub zarządcy), takich jak: kontakt z mieszkańcami i zajmowanie się zgłaszanymi przez nich sprawami np. usterkami, monitorowanie stanu nieruchomości, pobieranie opłat, prowadzenie dokumentacji.

Do najistotniejszych zadań zarządcy nieruchomości należą:

• Reprezentowanie Wspólnoty na zewnątrz (m.in. przed organami administracji państwowej i samorządowej, sporządzanie deklaracji podatkowych, zawieranie umów na dostawę mediów i inne usługi pełnione dla Wspólnoty);
• Obsługa prawna (m.in. przyjmowanie i przygotowywanie pism, wezwań i rozporządzeń; sporządzanie zgodnie z prawem uchwał, reprezentowanie Wspólnoty w sądzie);
• Obsługa finansowa i księgowa (m.in. tworzenie i zarządzanie budżetem Wspólnoty w tym funduszem remontowym, eksploatacyjnym i funduszami celowymi; rozliczanie kosztów między Wspólnotą a właścicielami);
• Obsługa eksploatacyjna i remontowa (m.in. nadzór nad realizacją napraw, przeglądów technicznych, konserwacji i remontów; dostawa i rozliczanie mediów, negocjowanie umów z usługodawcami np. sprzątania, konserwacji, monitoringu, itd.)
• Obowiązki sprawozdawcze i prawne zarządu w tym organizowanie corocznych zebrań Wspólnoty (przygotowywanie sprawozdań finansowych za miniony rok i budżetu na kolejny rok, prowadzenie zebrania i sporządzanie dokumentacji po nim).